Ethische gedragscode

De kiem van Antea Group Belgium werd gevormd medio jaren ’70. Toen nog kleinschalig, met een handvol collega’s, werd er ingezet op pragmatisch en deskundig bodemadvies. Vanaf 1990 werd een momentum ingezet dat niet meer is gestopt. Eigen groei en strategische overnames hebben geleid tot steeds verder gaande inhoudelijke verbreding en het multidisciplinaire team van deskundigen dat vandaag actief is.

Als advies- en ingenieursbureau draagt Antea Group Belgium met expertise in milieu, water, infrastructuur & mobiliteit, ruimte en energie bij aan een leefbare, klimaatbestendige en duurzame samenleving. We ondersteunen overheden, bedrijven en organisaties bij het uitwerken van toekomstgerichte en geïntegreerde oplossingen die inspelen op de maatschappelijke transities van vandaag en morgen.

Antea Group Belgium engageert zich voor duurzame ontwikkeling in alle aspecten van haar werking. Deze Ethische Gedragscode onderstreept ons engagement voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. De Ethische Gedragscode is een dynamisch document dat dagelijks geleefd wordt. Het is geen juridisch instrument, maar een moreel kompas dat richting geeft aan ons handelen tegenover collega's, klanten, partners en de samenleving.

Onze medewerkers zijn de dragers van onze kennis, onze cultuur en onze impact. Een veilige, inclusieve en gezonde werkomgeving is daarom geen bijzaak, maar een voorwaarde. Onderstaande gedragsregels definiëren wat we van elkaar verwachten en hoe we samen zorgen voor een omgeving waarin iedereen tot zijn recht komt.

5.1    Respect voor iedereen

We gaan met respect om met elke medewerker, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst, geloof, geaardheid of functie. Discriminatie, intimidatie, ongewenst gedrag en elke vorm van kinderarbeid of dwangarbeid zijn onaanvaardbaar en worden niet getolereerd. We baseren deze verwachtingen niet alleen op onze eigen waarden, maar ook op onze onderliggende policies, richtlijnen en reglementen, waaronder het arbeidsreglement en het diversiteitsbeleid.

Concreet:

• We behandelen iedereen met respect en waardering, in woord, gebaar en communicatie.
• We tolereren geen discriminatie, intimidatie, pestgedrag of ongewenste intimiteiten; fysiek, verbaal noch digitaal.
• We spreken elkaar aan op gedrag dat niet past en melden incidenten via de daarvoor voorziene kanalen.
• We kennen en leven het arbeidsreglement en het diversiteitsbeleid na, en handelen in lijn met de geldende anti-discriminatiewetgeving.
• We aanvaarden geen enkele vorm van kinderarbeid of dwangarbeid, noch binnen onze eigen organisatie, noch binnen onze toeleveringsketen.

5.2    Veiligheid, gezondheid en welzijn

We beschouwen een veilige en gezonde werkomgeving als een basisrecht voor elke medewerker. We investeren actief in preventie, bewustmaking en ondersteuning van het fysieke en mentale welzijn van al onze medewerkers op kantoor, op de werf en op locatie bij opdrachtgevers.

Concreet:

• We dragen bij aan een veilige werkomgeving door preventieve maatregelen na te leven en risico's tijdig te melden.
• We nemen mentale gezondheid en welzijn serieus en staan open voor gesprek, zowel formeel als informeel.
• We volgen de veiligheidsinstructies en -procedures op, op elke locatie en in elk project.
• We moedigen elkaar aan om aan de eigen gezondheid en work-life balance te werken en respecteren elkaars grenzen.
• We rapporteren incidenten en near-misses transparant, zonder vrees voor negatieve gevolgen, zodat we ervan kunnen leren.

5.3    Naleving van sociale wetgeving en open sociale dialoog

We voldoen aan alle van toepassing zijnde sociale wetgeving, waaronder arbeidswetgeving, welzijnswetgeving en de regels rond collectieve arbeidsverhoudingen. We voeren een open en constructieve sociale dialoog met onze medewerkers en hun vertegenwoordigers, omdat we geloven dat betrokkenheid en inspraak leiden tot betere beslissingen en draagvlak.

Concreet:

• We respecteren de wettelijke bepalingen rond arbeidsduur, rusttijden, verlof en vergoeding.
• We erkennen en ondersteunen het recht op collectieve onderhandeling.
• We voeren een transparante en tijdige communicatie over beslissingen die onze medewerkers raken.
• We staan open voor feedback en bezorgdheden.
• We gaan zorgvuldig om met bezwaar, klachten en signalen en zorgen voor een eerlijke behandeling. 

5.4    Persoonsgegevens en informatiebeveiliging

We gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonsgegevens van onze medewerkers, opdrachtgevers en andere betrokkenen. We respecteren de geldende privacywetgeving (GDPR) en investeren in een robuust informatiebeveiligingsmanagementsysteem, met het oog op ISO 27001-certificering. Beveiliging is een gedeelde verantwoordelijkheid.

Concreet:

• We verzamelen, gebruiken en bewaren persoonsgegevens enkel voor duidelijk omschreven en wettelijk toegestane doeleinden.
• We delen persoonsgegevens enkel met geautoriseerde personen en enkel wanneer dat noodzakelijk is.
• We hanteren sterke wachtwoorden, vergrendelen onze werkstations en volgen de interne ICT- en beveiligingsrichtlijnen.
• We melden verdachte situaties, datalekken of veiligheidsincidenten onmiddellijk via de daarvoor voorziene kanalen.
• We blijven waakzaam voor phishing en volgen de aangeboden bewustmakingssessies.

5.5    Het milieu

We dragen zorg voor het milieu, ook in onze dagelijkse werkzaamheden en op de werkvloer. Duurzaamheid is niet enkel een thema voor projecten en opdrachtgevers, het begint bij ons eigen gedrag. We streven naar een zo klein mogelijke ecologische voetafdruk in onze bedrijfsvoering.

Concreet:

• We gaan spaarzaam om met energie, water, papier en andere grondstoffen.
• We sorteren ons afval correct en volgen de interne richtlijnen rond afvalbeheer.
• We maken bewuste keuzes in mobiliteit; waar mogelijk carpoolen, deelvervoer, fiets of openbaar vervoer.
• We verminderen waar mogelijk onze CO₂-uitstoot, in lijn met onze CO₂-prestatieladder-ambities.
• Wanneer we milieubelastende situaties of tekortkomingen vaststellen, melden we deze proactief.

We dragen gezamenlijk verantwoordelijkheid voor Antea Group Belgium: onze reputatie, onze middelen en onze kennis. Het bedrijf is niet abstract, maar de som van wat we dagelijks doen en hoe we ermee omgaan. Onderstaande gedragsregels geven aan hoe we het vertrouwen concreet maken dat de onderneming, onze collega's en onze opdrachtgevers in ons stellen.

6.1    Bescherming van immateriële en materiële activa

We gaan zorgvuldig om met alle materiële en immateriële activa van Antea Group Belgium en van onze opdrachtgevers. Dit omvat materieel bezit zoals uitrusting, voertuigen, software en infrastructuur, evenals immaterieel bezit zoals intellectuele eigendomsrechten, merknamen, methodes, kennis en de goede naam van Antea Group Belgium. Deze activa zijn de basis van onze bedrijfsvoering en ons concurrentievermogen, en we behandelen ze als dusdanig.

Concreet:

• We gebruiken ondernemingsmiddelen en -infrastructuur enkel voor professionele doeleinden en gaan er zorgvuldig mee om.
• We behandelen eigendommen van opdrachtgevers met dezelfde zorgvuldigheid als die van onszelf.
• We beschermen de intellectuele eigendomsrechten van Antea Group Belgium en delen interne methodes, ontwerpen of onderzoeksresultaten niet zonder de nodige toestemming.
• We waken over de goede naam van het bedrijf en onthouden ons van gedrag of uitingen die het imago van Antea Group Belgium kunnen aantasten, ook op sociale media.
• We melden verlies, diefstal of beschadiging van bedrijfsmateriaal onmiddellijk via de daarvoor voorziene kanalen.

6.2    Bescherming van informatie

Informatie is een van onze waardevolste activa. We gaan vertrouwelijk en zorgvuldig om met alle informatie die we verkrijgen voor het uitoefenen van onze werkzaamheden; zowel informatie van opdrachtgevers, partners en collega's als bedrijfsinterne informatie. We respecteren de vertrouwelijkheid, de geldende privacywetgeving (GDPR) en onze interne informatiebeveiligingsrichtlijnen, met het oog op ISO 27001-certificering.

Concreet:

• We behandelen informatie van opdrachtgevers en partners als vertrouwelijk en delen deze enkel met geautoriseerde personen. Bij twijfel vragen we advies aan een leidinggevende.
• We bespreken vertrouwelijke projectinformatie niet in openbare ruimtes, op sociale media of met niet-betrokkenen.
• We hanteren sterke wachtwoorden, vergrendelen onze werkstations en volgen de interne ICT- en beveiligingsrichtlijnen.
• We dragen bij aan een robuust informatiebeveiligingsbeleid door verdachte situaties, datalekken of veiligheidsincidenten onmiddellijk te melden.
• We blijven waakzaam voor phishing en andere vormen van cybercriminaliteit en volgen de aangeboden bewustmakingssessies.
• We bewaren, archiveren en vernietigen gegevens volgens de geldende bewaartermijnen en interne procedures.

6.3    Communicatie met het publiek

Als ingenieurs- en adviesbureau werken we in het hart van de samenleving. Vaak zijn onze projecten zichtbaar in de openbare ruimte en roepen ze vragen of bezorgdheden op bij omwonenden, gebruikers en het bredere publiek. We communiceren daarover transparant, respectvol en tijdig op de werf, in digitale kanalen en in de media. We zijn ons bewust dat elke medewerker die namens Antea Group Belgium spreekt of publiceert, de reputatie van het bedrijf en het vertrouwen van onze opdrachtgevers draagt.

Concreet:

• We communiceren correct, eerlijk en onderbouwd over onze projecten en expertise, zonder te overdrijven of misleidende claims te maken.
• We verwijzen naar het juiste aanspreekpunt of de woordvoerder van Antea Group wanneer we zelf niet bevoegd zijn om publiekelijk te communiceren over een project.
• We gaan neutraal en respectvol om met vragen, kritiek of bezorgdheden van omwonenden en het publiek, ook in lastige situaties of bij weerstand.
• We delen geen vertrouwelijke projectinformatie, opdrachtgeversinformatie of interne gegevens in openbare communicatie zonder de nodige toestemming.
• We waken erover dat persoonlijke meningen niet worden opgevat als het standpunt van Antea Group Belgium, en maken dat onderscheid duidelijk wanneer nodig.
• We melden vragen van journalisten of media onmiddellijk aan de bevoegde afdeling of opdrachtgever, zodat Antea Group Belgium eenduidig en professioneel kan reageren. 

We werken zelden alleen. Onze projecten komen tot stand in samenwerking met opdrachtgevers, onderaannemers, leveranciers, overheden en de gemeenschappen waarin we actief zijn. Deze relaties vragen om integriteit, transparantie en respect. Onderstaande gedragsregels definiëren hoe we ons opstellen tegenover onze stakeholders en partners, en welke verwachtingen we ook van hen hebben.

7.1    Omgaan met gemeenschappen

We werken midden in de samenleving. Onze projecten — infrastructuur, mobiliteit, water, milieu — hebben directe impact op de leefomgeving van mensen. We nemen die verantwoordelijkheid serieus en streven naar een positieve bijdrage aan de gemeenschappen waarin we werken. We luisteren, betrekken en communiceren openlijk met omwonenden, lokale overheden en maatschappelijke organisaties.

Concreet:

• We betrekken belanghebbenden tijdig en structureel bij projecten die hun leefomgeving raken.
• We luisteren naar bezorgdheden en vragen van omwonenden en gemeenschappen, en gaan daar respectvol en constructief mee om.
• We communiceren helder over de aard, duur en impact van onze werken, ook wanneer de boodschap lastig is.
• We minimaliseren overlast door ons aan afspraken rond werktijden, mobiliteit en milieu te houden.
• We melden maatschappelijke signalen of klachten die we ontvangen aan de interne betrokkenen en de opdrachtgever, zodat ze constructief kunnen worden opgevolgd.

7.2    Ethische bedrijfsvoering

We voeren onze bedrijfsactiviteiten uit met integriteit, transparantie en professionaliteit. We gaan zakelijke relaties aan die zich kenmerken door verbondenheid, gelijkwaardigheid en openheid. Onafhankelijkheid en deskundigheid staan centraal bij de uitvoering van opdrachten. We laten ons niet leiden door nevenbelangen en voorkomen belangenvermenging.

Concreet:

• We maken met opdrachtgevers bewuste keuzes over de rollen die wij vervullen en maken daarover transparante afspraken.
• We nemen geen opdrachten aan waarvoor wij niet over de vereiste expertise of middelen beschikken.
• We gaan zorgvuldig om met mogelijke belangenvermenging en melden elke situatie waarin onze onafhankelijkheid in het gedrang kan komen.
• We hanteren transparante contractvorming en vermijden verborgen voorwaarden of onduidelijke afspraken.
• We verwachten van onze partners en onderaannemers hetzelfde niveau van integriteit en deontologisch handelen.
• We streven naar eerlijke, loyale en constructieve samenwerking, ook wanneer belangen uiteenlopen.

7.3    Corruptie en omkoping

We tolereren geen enkele vorm van corruptie of omkoping, noch binnen onze eigen organisatie, noch binnen onze toeleveringsketen. We handelen altijd in overeenstemming met de geldende anti-corruptiewetgeving, zowel nationaal als internationaal. Corruptie ondermijnt vertrouwen, is nefast voor concurrentie en schaadt de maatschappij.

Concreet:

• We bieden, beloven, vragen of aanvaarden geen geld, geschenken of andere voordelen met de bedoeling een beslissing te beïnvloeden of een oneerlijk voordeel te verkrijgen.
• We vermijden situaties die de schijn van omkoping kunnen wekken, ook wanneer er geen kwade bedoeling is.
• We houden nauwkeurige en transparante administratie bij van betalingen en vergoedingen aan partners en tussenpersonen.
• We waken erover dat sponsoring, donaties en maatschappelijke bijdragen niet worden gebruikt als verkapte beïnvloeding.
• We melden elke vorm van corruptie, omkoping of poging daartoe onmiddellijk via de daarvoor voorziene kanalen, zonder vrees voor negatieve gevolgen.

7.4    Giften

We gaan terughoudend en transparant om met het aanbieden en aanvaarden van giften, uitnodigingen en attenties. Een gift of attentie kan een uiting van waardering of een normaal zakelijk handelen zijn, maar mag nooit de schijn van beïnvloeding wekken. We hanteren daarom heldere grenzen en melden wat daarbuiten valt.

Concreet:

• We bieden of aanvaarden geen giften, uitnodigingen of attenties die bedoeld zijn om een beslissing te beïnvloeden.
• We aanvaarden enkel giften van symbolische waarde die binnen de scope van het project vallen, en melden twijfelgevallen aan onze leidinggevende.
• We bieden geen giften aan publieke ambtenaren, tenzij dit expliciet is toegestaan door de geldende wetgeving en interne richtlijnen.
• We spreken partners en onderaannemers aan wanneer hun geschenken of uitnodigingen de grenzen van deze code overschrijden.

7.5    Open concurrentie en handelssancties

We zijn voorstander van eerlijke en open mededinging en handelen daar consequent naar, als een betrouwbaar lid van de sector. Eerlijke concurrentie zorgt voor gelijke kansen, kwaliteit en vertrouwen in de markt. We onthouden ons van elke praktijk die de mededinging verstoort of andere marktpartijen benadeelt.

Concreet:

• We maken geen afspraken met concurrenten over prijzen, marktafbakening of biedingsgedrag.
• We wisselen geen vertrouwelijke informatie uit met concurrenten die de mededinging kunnen beïnvloeden.
• We nemen deel aan aanbestedingen op eerlijke en transparante wijze.
• We verstrekken correcte, volledige en tijdige informatie aan opdrachtgevers in het kader van gunningsprocedures.
• We respecteren de vertrouwelijkheid van biedingen en gunningsresultaten.
• We spreken partners en onderaannemers aan op oneerlijke concurrentiepraktijken en melden vermoedens van mededingingsontwrichting.

Een gedragscode heeft pas impact wanneer medewerkers ze kennen, begrijpen en toepassen. Daarom zetten we in op duidelijke communicatie, gerichte training en actieve opvolging. Zo vergroten we de bewustwording rond de code en ondersteunen we medewerkers bij het toepassen ervan in de praktijk.

8.1    Implementatie

Deze Ethische Gedragscode heeft enkel waarde wanneer ze bekend is, begrepen wordt en leeft binnen de organisatie. Daarom zetten we actief in op de implementatie en zichtbaarheid ervan.

8.1.1.    Communicatie

De Ethische Gedragscode wordt via meerdere interne kanalen gecommuniceerd, zodat elke medewerker de code kent, begrijpt en kan raadplegen. Daarnaast wordt de code ook op onze website beschikbaar gesteld, zodat ook opdrachtgevers, partners en andere stakeholders kunnen zien waartoe wij onszelf verbinden, wat zij van ons en wij van hen verwachten.

8.1.2.    Bewustmaking en training

Een code op papier verandert nog geen gedrag. Daarom versterken we de bewustwording rond deze code en de ethische dilemma’s die eruit kunnen voortkomen. Via interne communicatie en gerichte trainingen maken we ethische thema’s bespreekbaar en bieden we handvaten om in complexe situaties weloverwogen keuzes te maken. Zo helpen we medewerkers om de gedragscode te vertalen naar concrete situaties op de werkvloer.

8.2    Richtlijnen bij twijfel

Geen enkel document kan alle situaties behandelen die zich bij onze activiteiten kunnen voordoen. Je moet altijd je gezond verstand gebruiken wanneer je in een situatie terechtkomt waarin je niet zeker weet hoe je je moet gedragen of handelen. Om jou te helpen, kun je jezelf altijd de volgende vragen stellen:

• Zijn mijn handelingen legaal?
• Zou ik mijn handelingen kunnen rechtvaardigen tegenover mijn leidinggevende?
• Zou ik me er prettig bij voelen als mijn handelingen intern en extern openbaar zouden worden gemaakt?

Als het antwoord op een van deze vragen “nee” is of als je twijfelt, word je aangeraden contact op te nemen met je leidinggevende.

8.3    Monitoring

Antea Group Belgium en haar management zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van deze Ethische Gedragscode. De dagelijkse verantwoordelijkheid voor de naleving ervan is gedelegeerd aan het management. Zij zorgen ervoor dat deze Ethische Gedragscode aan elke medewerker wordt meegedeeld en dat de nodige opleidingen worden aangeboden.

Elke inbreuk op deze code leidt tot disciplinaire maatregelen.

Het – te goeder trouw – melden van een inbreuk op de code beschermt de continuïteit van Antea Group. Elke medewerker en partner moet zich daarom vrij voelen om inbreuken aan zijn of haar leidinggevende te melden, de interne klachten, verbetervoorstellen en ongevallen procedure of de klokkenluidersprocedure te volgen.

• Interne medewerkers vinden alle info over de klokkenluidersprocedure en de link naar het anonieme meldingskanaal hier terug.
• Externe partners kunnen inbreuken of vermoedens hiertoe melden via dit kanaal.

8.4    Periodieke revisie

Deze gedragscode zal regelmatig door het management van Antea Group Belgium herzien en, indien nodig, bijgewerkt worden om ervoor te zorgen dat deze aansluit bij de relevantie, de inbreng van belanghebbenden, veranderende omstandigheden, veranderende wetgeving, gewijzigde certificeringen, nieuwe kennis en kansen.

Deze Ethische Gedragscode is een werkinstrument waaraan we ons professioneel handelen aftoetsen. Ze biedt een kader waarbinnen het zoeken naar oplossingen mogelijk is en streeft naar een werksituatie waar vertrouwen centraal staat. We verwachten van alle medewerkers en partners dat ze deze gedragscode onderschrijven en naleven.